Mit Netz und doppeltem Boden

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Geteilte Verantwortung: Die Geschwister Kirstin und Christopher haben Vollmachten unterschrieben, um sich bei Edeka Mohr wechselseitig zu vertreten.

„Fehlen hingegen entsprechende Regelungen, wirkt sich dies negativ auf die Bonität aus“, warnt Andreas Middelberg, Firmenkundendirektor der Kreissparkasse Ravensburg. Grundsätzlich sollten die folgenden drei Fragen klar geregelt sein:

Wer übernimmt kurzfristig?

In kleinen Firmen weiß oft einzig der Chef Bescheid. „Fällt er aus, ist alles blockiert“, warnt Middelberg. Zwar denken nach seiner Erfahrung viele Unternehmer sogar durchaus daran, Kontovollmachten, zum Beispiel für Mitarbeiter der Buchhaltung, zu vergeben. Doch das reicht natürlich nicht aus. Das Tagesgeschäft muss weiterlaufen, weshalb auch Vollmachten zur Abwicklung von Geschäften mit Lieferanten und Abnehmern auszustellen sind. Konkret bedeutet dies: Eine Vertrauensperson sollte als Ansprechpartner sowohl für die Familie als auch für Lieferanten und Kunden bestimmt sein. Je kleiner der Laden, desto mehr Informationen gibt der Unternehmer an diese Vertrauensperson weiter. Größere filialisierte Einzelhändler betreiben ohnehin zumeist ein professionelles Wissens- und Dokumentationsmanagement. Entsprechend hängt bei ihnen der Erfolg in der Regel nicht allein von einer Person oder von der Geschäftsleitung ab. Das ist gut. Experten der Industrie- und Handelskammern empfehlen genau aus diesem Grund, auch in einer kleinen Firma eine zweite Führungsebene aufzubauen. Die zugehörigen Personen können als Interimsmanager tätig sein und gegebenenfalls einen potenziellen Nachfolger einarbeiten.

Wer bekommt eine Vollmacht?

Für den Notfall sollten die Zuständigkeiten für Schlüsselaufgaben klar verteilt sein und Vertretungspläne regeln, wer wofür zuständig ist. „Das entgegengebrachte Vertrauen motiviert übrigens die Mitarbeiter“, weiß Middelberg aus Erfahrung. Die Befugnisse sind schriftlich zu fixieren. Um rechtssichere Regeln aufzustellen, ist es ratsam, einen erfahrenen Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzuzuziehen. Wird eine Person des Vertrauens zur Weiterführung der Geschäfte eingesetzt, kann sie zum Beispiel eine Generalvollmacht erhalten. Diese gilt als das wichtigste Instrument für die Notfallplanung. Denn sie stellt sicher, dass Firma und Familie handlungsfähig bleiben. Wichtig zu wissen ist allerdings: Der Bevollmächtigte ist berechtigt, sämtliche Verfügungen zu treffen – und dies auch ohne den Nachweis einer Erkrankung des Unternehmers. Damit sie im Notfall gefunden werden kann, registriert die Bundesnotarkammer Berlin die notwendige Urkunde in ihrem Zentralen Vorsorgeregister.

Wo liegt die Notfallmappe?

Am besten hinterlegt der Unternehmer ohnehin im Tresor, beim Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar eine Mappe, in der sämtliche relevanten Unterlagen zu finden sind. Das beginnt bei den Vollmachten, reicht über den Vertretungsplan bis hin zur Sammlung aller notwendigen Zugangs- und Passwörter. Hinzu kommen sensible Informationen, etwa zu Bürgschaften, Zahlungsverpflichtungen oder laufenden Rechtsstreitigkeiten. Außerdem sollten dort die Versicherungspolicen für die Firma hinterlegt sein – beispielsweise jene, die einen Ertragsausfall- oder eine Betriebsunterbrechung abdecken. Überdies kann der Unternehmer dort seine eigene Risikolebensversicherung hinterlegen, sodass seine Familie im absoluten Ernstfall auf finanziellen Rückhalt bauen kann.

Familie Mohr hat nicht das Problem, einen Bevollmächtigten bestimmen zu müssen, weil die Geschwister sich die Geschäfte teilen und dabei Hand in Hand arbeiten. „Wir sind ein eingespieltes Team und wissen umfassend darüber Bescheid, was in unseren Filialen passiert“, betont Christopher Mohr. Wenn es darauf ankommt, kann jedes der Geschwister allein übernehmen.